Case study: Pharmalink w pełnej gotowości od pierwszych godzin powodzi
Od początku powodzi nasi pracownicy i kierowcy mocno wspierali tworzenie planu kryzysowego i ochotniczo sprawdzali alternatywne drogi. Ich zaangażowanie okazało się kluczowe, bo dzięki temu, docieraliśmy pod adresy, które według oficjalnych informacji były odcięte od reszty kraju. Nawet nasi kontrahenci byli zdziwieni, że udawało nam się dostarczyć tam leki – mówi Bartłomiej Wnęk, dyrektor ds. operacji i procesów logistycznych, członek zarządu Pharmalink.
O pierwszych godzinach powodzi, wyzwaniach z tym związanych, a także koordynacji logistycznej, ciągłości dostaw i zaangażowaniu całego Zespołu Pharmalink, dla których niemożliwe nie istnieje, opowiada Bartłomiej Wnęk, dyrektor ds. operacji i procesów logistycznych, członek zarządu Pharmalink.
Jak wyglądały pierwsze godziny powodzi, kiedy zaczął działać wasz sztab antykryzysowy?
Wszystko zaczęło się dość wcześnie, w niedzielę, 15 września. Z inicjatywy naszych szefów operacji powstał sztab kryzysowy, z którym później codziennie z rana zdzwanialiśmy się, aby wymieniać się najnowszymi informacjami.
Na początku najważniejsze było ustalenie, jaka jest sytuacja naszych partnerów, gdzie nie ma możliwości odbioru leków i gdzie nasza usługa dostarczenia towaru może być zakłócona. Codziennie o 9:00 rozmawialiśmy z kierownikiem komory przeładunkowej we Wrocławiu, który z ogromnym zaangażowaniem sprawdzał i koordynował wszystko z perspektywy Wrocławia, a także z kierownikiem z komory lokalnej w Sosnowcu. Na bieżąco reagowaliśmy na zmieniającą się sytuację. Mieliśmy jasno ustalony plan spotkań. Po pierwsze, analizowaliśmy sytuację operacyjną, czyli ile towaru i na jakie kierunki zostało udostępnione w komorze. Po drugie, na podstawie oficjalnych informacji, doniesień medialnych i danych od naszych kierowców, ustalaliśmy, które rejony są nieprzejezdne, gdzie zamknięto drogi i gdzie służby nie wpuszczają nikogo. Ważną częścią tych spotkań była komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. Codziennie ustalaliśmy, jak powinien brzmieć komunikat zamieszczany na naszej stronie internetowej i w portalu dla klientów, a także, jaki komunikat kierować do spółek z naszej grupy, które obsługuje Pharmalink. Dzięki wielokanałowej komunikacji problemy techniczne związane z brakiem łączności nas nie dotykały. Publikowaliśmy listy powiatów, a potem miast. Codziennie aktualizowaliśmy te komunikaty, aby zapewnić rzetelność informacji. Taki był nasz modus operandi każdego dnia.
Wyzwanie związane ze znalezieniem objazdów było naprawdę ogromne, zwłaszcza że 17 września, Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad poinformowała o zamknięciu na południu Polski 113 dróg i 3 mostów…
Od samego początku nasi kierowcy byli mocno zaangażowani w tworzenie planu kryzysowego i ochotniczo sprawdzali alternatywne drogi. Ich zaangażowanie okazało się kluczowe, bo dzięki temu docieraliśmy pod adresy, które według oficjalnych informacji były odcięte od reszty kraju. Nawet nasi kontrahenci byli zdziwieni, że udawało nam się dostarczyć tam leki. Krytycznym punktem był na przykład most w Bolesławcu – we wtorek pojawiła się informacja, że jest zagrożony zamknięciem. Kierowcy otrzymywali takie wiadomości, będąc już w trasie. Wiele osób by się poddało, słysząc, że droga jest nieprzejezdna, ale oni szukali objazdów, pokonywali dodatkowe kilometry i narażali się, aby dotrzeć do celu. Podobnie było w Jeleniej Górze, gdzie dotarli w najtrudniejszym momencie, gdy szpital został zamknięty. Należą im się wielkie brawa za ogromne zaangażowanie i godną pochwały postawę. Ten zespół jest niezwykle zmotywowany i zgrany – mają świadomość, jak ważna jest ich praca. To fantastyczni ludzie.
Powiedziałeś, że to zgrany zespół, ja dodam, że niezwykle skuteczny – problemy z dostępnością leków na zalanych terenach występowały tylko w pierwszych dniach.
Tak, byli bardzo skuteczni i z każdym dniem dostępność leków się poprawiała. Nie zrezygnowaliśmy po ogłoszeniach o zamkniętych rejonach. W poniedziałek mieliśmy 140 niezrealizowanych zamówień, we wtorek – 70, mimo że sytuacja się pogarszała, w środę – 23, a w czwartek już tylko jedno zamówienie. W piątek dostarczyliśmy wszystkie zamówione leki. Z mojej perspektywy ocena operacyjna jest bardzo wysoka – rzadko osiąga się taką skuteczność w tak krótkim czasie. To właśnie duża proaktywność zespołu sprawiła, że tak szybko osiągnęliśmy ten poziom. Gdybyśmy polegali wyłącznie na komunikatach służb, sytuacja wyglądałaby o wiele gorzej. Na przykład, rejon zbiornika Czechowice-Dziedzice był według mediów całkowicie nieprzejezdny, a naszym kierowcom już pierwszego dnia udało się tam dostarczyć 100% zamówionych leków. Na Śląsku skala powodzi była oczywiście mniejsza niż w okolicach Wrocławia, ale tam również zespół stanął na wysokości zadania. Czapki z głów!
Kierowcy świetnie radzili sobie z objazdami, bo są mieszkańcami tamtych terenów. Jak wygląda ich sytuacja prywatna?
Tak, to ludzie stamtąd, więc doskonale znają teren i byli bardzo pomocni. Część kierowców pochodzi z rejonów dotkniętych powodzią, przez co w pierwszych dniach niektórzy nie byli w stanie dotrzeć do pracy. Mamy koleżankę, której rodzina bezpośrednio ucierpiała i znajduje się w dramatycznej sytuacji. Organizujemy pomoc. Cały czas towarzyszą nam ogromne emocje, ale także wielka solidarność wewnątrz zespołu.
Na południu zagrożenie się zmniejszyło, ale fala powodziowa dociera do kolejnych miejscowości. Jak wygląda teraz praca sztabu?
Sytuacja na południu jest nadal bardzo trudna, ale opanowana. Dlatego w poniedziałek mieliśmy ostatnie spotkanie. Jesteśmy czujni, obserwujemy sytuację i sporządzamy krótkie raporty, ale uznaliśmy, że nie ma potrzeby angażowania całego zespołu. Oczywiście, w każdej chwili jesteśmy gotowi do działania – wystarczy jedno hasło, by wznowić pracę w tym samym trybie. Mamy nadzieję, że sytuacja się nie pogorszy, ale nadal jesteśmy w stanie gotowości.
Czy te ostatnie dni były jedną z najbardziej kryzysowych sytuacji, w których przyszło Ci zarządzać procesami logistycznymi?
Szczerze mówiąc, miałem do czynienia z wieloma kryzysowymi sytuacjami, porównywalnymi pod względem skali, ale w innych obszarach. Muszę przyznać, że mam szczęście do zespołów, które stają na wysokości zadania i jestem z tego powodu bardzo zadowolony. To kolejne doświadczenie, które potwierdza, jak zgrany zespół mamy w Pharmalinku. Z punktu widzenia osoby zarządzającej, mimo całej tragedii, to niezwykle cenne doświadczenie. Ten zespół szybko się zorganizował i działał bardzo efektywnie.
Zaangażowanie było widoczne nie tylko podczas dostaw leków, ale także później, gdy pracownicy zaczęli chronić przed zalaniem komorę przeładunkową we Wrocławiu. Obiekt znajduje się pomiędzy dwoma ciekami wodnymi i istniało ryzyko, że zostanie zalany. Aby zminimalizować straty, zaplanowaliśmy, aby towar był cały czas w trasie a towar niedostarczony danego dnia wracał do centralnej komory w Konstantynowie Łódzkim. Równocześnie pracownicy, po godzinach pracy, układali worki z piaskiem, aby zabezpieczyć obiekt przed wodą. Zorganizowali się sami, co pokazuje, jak zaangażowany i zgrany jest ten zespół. Wszyscy wykonali naprawdę świetną pracę!
Dziękuję za rozmowę!
Rozmawiała: Grażyna Tylman, dyrektor ds. komunikacji i PR w Pelion S.A., redaktor naczelna „Naszej Firmy”.