Na jakie pułapki kosztowe i procesowe może natrafić firma farmaceutyczna w farmalogistyce? Jak wyjść z nich obronną ręką?

Jak współpracować z operatorem logistycznym na rynku farmaceutycznym?

VUCA (ang. Volatility; Uncertainty; Complexity; Ambiguity) – z pewnością większość z nas zetknęła się z tym akronimem niejednokrotnie. Te cztery słowa doskonale opisują świat w jakim funkcjonują współczesne przedsiębiorstwa. Dynamicznie zmieniająca się sytuacja polityczna i ekonomiczna, często zaskakujące zmiany w przepisach prawa, rosnące wymagania ze strony klientów oraz konieczność utrzymania rentowności działalności w tak trudnych warunkach stawiają przed firmami olbrzymie wyzwania.

Czy farmalogistyka różni się w tym zakresie od innych branż? Odpowiedź brzmi – i tak i nie. Uwarunkowania rynkowe są oczywiście takie same jak dla innych dziedzin biznesu, natomiast dystrybucja farmaceutyczna wiąże się dodatkowo z ogromną odpowiedzialnością za zdrowie i życie ludzkie. Istotą działalności w tej branży jest bowiem dostarczenie pacjentowi leków ratujących jego życie lub polepszających stan zdrowia.

Outsourcing procesów dystrybucyjnych leków

Jak zatem, będąc producentem farmaceutycznym, usprawnić funkcjonowanie firmy nie tracąc przy tym na jakości? Odpowiedzią na to pytanie jest outsourcing procesów dystrybucyjnych wykwalifikowanemu operatorowi logistycznemu.

Takie rozwiązanie pozwala między innymi na przeniesienie wielu ryzyk biznesowych na doświadczonego w tym zakresie partnera, uproszczenie własnych procesów i możliwość koncentracji na podstawowej działalności, czyli rozwoju produktów i działaniach sprzedażowych.
Operator logistyczny, działając na rzecz wielu podmiotów zatrudnia wykwalifikowanych specjalistów zajmujących się różnymi dziedzinami prawa – od prawa farmaceutycznego po podatkowe. Jest więc w stanie uprzedzić swoich partnerów o planowanych zmianach, wdrożyć je w zakresie świadczonych usług, a także doradzić swoim klientom w jakim stopniu mogą ich one dotknąć. Nie bez znaczenia jest tu również fakt, że zmiany w prawie farmaceutycznym niejednokrotnie wiążą się z koniecznością dostosowania powierzchni magazynowych, środków transportu lub systemów komputerowych do nowych wymagań. W takim wypadku, jest to dla producenta, oczywista oszczędność, ponieważ zmiany wdraża jego partner biznesowy.

Operator logistyczny szansą dla firm farmaceutycznych

Można zadać sobie pytanie, w jakim jeszcze zakresie outsourcing logistyczny będzie odpowiedni dla producentów leków?

Wspomniane na początku niepewność i złożoność to także określenia, które doskonale charakteryzują współczesny rynek pracy. Duża fluktuacja pracowników zwłaszcza na niższych stanowiskach, rosnące oczekiwania, a także nieprzewidziane sytuacje takie jak pandemia czy wybuch wojnie w Ukrainie, postawiły wiele firm w sytuacji realnego „braku rąk do pracy”. W branży, w której opóźnienie dostawy może stanowić realne zagrożenie dla ludzkiego życia, taka sytuacja jest nie do zaakceptowania. Tu również, z pomocą może przyjść operator logistyczny. Z racji obsługiwania wielu klientów, zatrudnia zazwyczaj większą ilość personelu niż pojedyncza firma. Jest więc w stanie szybciej uzupełnić braki kadrowe lub dynamicznie w taki sposób zmienić operacje by ewentualne niedobory pracowników nie były odczuwalne dla jego partnerów.

Powyższy akapit można także odnieść do innych ryzyk w działalności operacyjnej takich jak choćby brak zasilania lub awarie systemowe. Ze względu na skalę działalności, operator logistyczny musi mieć przygotowane na takie sytuacje Business Continuity Plans, gwarantując tym samym swoim partnerom bezpieczeństwo ich produktów i dostaw.

Współpraca z doświadczonym operatorem logistycznym, niejednokrotnie pozwala również na spojrzenie na własną działalność i procesy z innej perspektywy. Operator działający na rzecz wielu przedsiębiorstw, wypracowuje metody postępowania będące sumą nie tylko jego własnego doświadczenia i wiedzy, ale także oczekiwań jego klientów. Nieustannie doskonali i optymalizuje swoje procesy, mogąc stać się w tym inspiracją dla swoich partnerów.

Ograniczenia limitów kredytowych to kolejny element, który może przysporzyć części firmom farmaceutycznym kłopoty. Dlaczego? W miarę wzrostu rynku pojawia się rosnące zapotrzebowanie na obsługę finansową i ubezpieczeniową limitów kredytowych dystrybutorów, która nie zawsze jest zrozumiała i akceptowalna dla ubezpieczyciela. Jeśli, jako producent, stajesz przed wyzwaniem – gdy zarówno Ty, jak i twój dystrybutor obserwujecie rosnące wolumeny sprzedaży a ubezpieczyciel nie chce wyrazić zgody na zwiększanie limitu kredytowego, to pojawia się ryzyko zmniejszania zapasów dystrybutora stanowiące zagrożenie dla dostępności leków. Prostym rozwiązaniem jest skrócenie czasu odbudowy zapasu i składowanie towaru na magazynie dystrybutora oraz równoczesne zawarcie umowy umożliwiającej wspomnianemu dystrybutorowi na dokonywanie zakupów właśnie z tego magazynu. Dzięki temu twój towar będzie stale dostępny bez konieczności korekt limitów kredytowych.
Dostępność przestrzeni magazynowej wymuszająca skracanie serii produkcyjnych i tym samym wzrost jednostkowych kosztów produkcji – to kolejny newralgiczny punkt, na który można narazić się w codziennej pracy. Jeśli Twój magazyn nie jest w stanie pomieścić zapasu wyrobów gotowych w ilościach, które gwarantują długie serie i niskie jednostkowe koszty wytworzenia warto rozważyć, dla części najbardziej gabarytowych SKU migrację takiego zapasu do magazynu obcego, z zachowaniem wymagań jakościowych i raportowych.

We współczesnym dynamicznym i wymagającym środowisku biznesowym, skupienie się na rozwoju swojej podstawowej działalności wydaje się koniecznością. Aby móc zrobić to bez obaw o inne obszary biznesu, należy z rozwagą wybrać partnera, który się nimi zajmie. Korzystanie z usług operatora logistycznego pozwala na optymalizację kosztową i przeniesienie wielu ryzyk operacyjnych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad jakością poprzez monitorowanie raportów czy też wskaźników KPI.