Przetarg na dostawę leków – postępowanie, przygotowanie dokumentacji

Podmioty lecznicze finansowane ze środków publicznych w przypadku konieczności zamówienia leków powinny przeprowadzać postępowania na dostawę leków. Postępowania przetargowe są regulowane m.in. przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Jak w praktyce wygląda przetarg na dostawę leków?

Prawo zamówień publicznych to bardzo istotny i obszerny element gospodarki państwa. Podlegają mu różne podmioty i instytucje finansowane ze środków publicznych, w tym również te funkcjonujące w sektorze ochrony zdrowia. Z prawa zakupu i dostaw leków na drodze przetargów publicznych korzystają takie podmioty, jak np. szpitale, instytuty badawcze i naukowe, przychodnie Podstawowej Opieki Zdrowotnej, apteki i inne. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, obowiązkowi ogłoszenia przetargu podlegają zamówienia na łączną kwotę równą lub przekraczającą 130 tys. zł. W przypadku, gdy w grę wchodzi zakup czy dystrybucja leków, zamówienia nierzadko mają wysoką wartość. Co istotne, regulacje zawarte w ustawie Prawo zamówień publicznych mają charakter ogólny i dotyczą wielu sektorów gospodarki. Ustawa nie przewiduje odrębnego trybu postępowania, w przypadku gdy jego celem jest dostawa leków. Przetarg, w myśl przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych ma zapewnić m.in.:

• równość i uczciwą konkurencję;
  
• bezstronność;
  
• jawność procesu;
  
• efektywność i gospodarność wydatkowania środków publicznych.
  

Przetarg na dostawę leków – krok po kroku

W celu bardziej szczegółowego opisania, jak może wyglądać zakup i dostawa leków w formie przetargu, posłużymy się przykładem apteki szpitalnej, która potrzebuje dostarczenia konkretnych produktów leczniczych.

Kluczowym elementem, by móc zrealizować zakup jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji przetargowej. Szczególnie dużą wagę należy przyłożyć do opisu zamówienia, gdyż, jak wskazują przepisy ustawy, Zamawiający zobowiązany jest do opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

W przypadku postępowania dotyczącego zakupu leków nie powinno się stosować np. bezpośrednio nazw leków w opisie zamówienia. Zamiast tego należy określać np. leki zawierające konkretną substancję czynną/substancje czynne. W przypadku użycia nazwy handlowej leku, należy dodać zapis, że przedmiotem dostawy może być również lek równoważny oraz wskazać kryteria równoważności.

Pomimo powyższych zastrzeżeń, należy pamiętać, że głównym kryterium w przygotowaniu dokumentacji przetargowej i formułowania szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia jest przede wszystkim zapotrzebowanie danej apteki szpitalnej. Oczywiście wszystkie produkty lecznicze, które dany podmiot planuje zamówić, muszą posiadać pozwolenie na dopuszczenie do obrotu zgodnie z postanowieniami ustawy Prawo farmaceutyczne. Oznacza to, że muszą wcześniej być wpisane do Rejestru produktów leczniczych dopuszczonych do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zakup i dostawa leków w ramach programów lekowych

Szczególną formę przetargów stanowią zakupy leków w ramach programów lekowych czy chemioterapii. Wówczas obowiązkiem Zamawiającego jest zapewnienie pacjentom zakwalifikowanym do danego programu lekowego dostępu do konkretnych produktów leczniczych stosowanych w ramach danego programu, a więc znajdujących się na liście refundacyjnej.

Publikacja zamówienia i składanie ofert

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia nie musi zawierać wyłącznie nazwy substancji czynnej czy produktu leczniczego, ale powinien także określać potrzebną ilość i formę dostawy lub też formę leku – np. konkretną liczbę opakowań czy aplikatorów, czy lek ma być w formie tabletek czy kapsułek, fiolek, itp. Po przygotowaniu szczegółowego opisu zamówienia, określeniu kryteriów wyboru oferty i skompletowaniu całej dokumentacji, ogłoszenie o zamówieniu jest publikowane, co pozwala oferentom na przygotowanie swoich ofert zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji przetargowej. W dokumentacji określany jest termin i sposób składania ofert, a także termin otwarcia ofert i wymagany przez zamawiającego termin związania ofertą.

Do przetargów na zakup i dostawę leków mogą przystępować jedynie podmioty, które spełniają odpowiednie wymagania formalno-prawne. W praktyce często są to np. hurtownie farmaceutyczne, które posiadają odpowiednie zasoby, wiedzę i doświadczenie, czy magazyn leków, by móc realizować takie dostawy. Dystrybucja farmaceutyków to proces bardzo złożony i wymagający przestrzegania wielu określonych, także przepisami prawa, reguł. Konkretne wymagania obowiązują np. w takich obszarach jak przechowywanie czy transport leków.

Warto pamiętać, że niektóre produkty lecznicze mogą być przechowywane np. tylko w określonych zakresach temperatur. W takich przypadkach odpowiedzialność za zapewnienie właściwej temperatury na etapie całego procesu logistycznego aż do momentu realizacji dostawy, spoczywa na operatorze logistycznym. Ewentualne uchybienia mogą mieć poważne następstwa, np. przyczynić się do znacznego skrócenia okresu przydatności danego produktu leczniczego lub wręcz oznaczać konieczność poddania go utylizacji. Wszystkie te czynniki sprawiają, że do postępowania w przetargach na zakup i dostawę leków przystąpić mogą tylko określone podmioty, które dysponują odpowiednim personelem i zapleczem technicznym.

Rozstrzygnięcie przetargu i wyłonienie zwycięzcy

Po zebraniu ofert w ramach postępowania przetargowego, zamawiający przystępuje do zapoznania się z otrzymaną dokumentacją oraz oceny formalnoprawnej otrzymanych ofert. W przypadku stwierdzenia uchybień, może wezwać poszczególnych oferentów do uzupełnienia aplikacji. Następnie, na podstawie wskazanych wcześniej w ogłoszeniu o zamówieniu kryteriów, oferty są oceniane i jeżeli uda się w ten sposób wybrać najkorzystniejszą ofertę, zamawiający może przystąpić do procesu podpisywania umowy ze zwycięzcą postępowania.